Q&A-Backoffice

Reibungslose Abläufe auf der Hauptversammlung sind vor allem eine Frage der Vorbereitung. Damit insbesondere die Aussprache mit den Aktionären ohne Komplikationen ablaufen kann, muss eine sichere und kompetente Unterstützung von Vorstand und Aufsichtsrat durch das Expertenteam im Backoffice gewährleistet sein. Mit effizienten Q&A-Backoffice-Systemen lassen sich die wichtigsten Fragen

und Antworten bereits vorab in einer internetbasierten Datenbank einpflegen und bleiben auch für zukünftige Veranstaltungen jederzeit abrufbar. Egal, ob nur fünf oder 100 Experten-Arbeitsplätze: Das skalierbare und intuitiv bedienbare Workflow- und Kommunikationssystem verschafft Ihnen Sicherheit für Ihre Hauptversammlung.

Wie lauten die drei wesentlichen qualitativen Kriterien als wichtigste Eigenschaft des Q&A-Backoffice-Systems für Ihre Hauptversammlung?

Überzeugt das System Vorstand und Aufsichtsrat auf dem Podium durch einfache, intuitive Bedienung, direkten Nutzwert und Informationen in Echtzeit – und durch die Optik?

Ist das System für die Mitglieder der Expertenteams intuitiv bedienbar; lädt es zur Mitarbeit ein statt Hemmschwellen aufzubauen?

Ist der dynamische Echtzeit-Workflow leicht und schnell an die jeweiligen Anforderungen anzupassen?

Die technischen Spezifikationen des Q&A‑Backoffice-Systems sind heute nahezu ein Must-have:

Option zur Verwendung des Q&A-Systems auf eigenen Rechnern ohne vorherige Installation oder Administrationsrechte
Das Live-System garantiert die Darstellung des tatsächlich aktuellen Status aller Fragen und Antworten während der gesamten HV in Echtzeit
Intelligenter und flexibler Workflow mit Datenbankeinbindung, der die Dynamik in der Fragenbeantwortung unterstützt
Skalierbarkeit für beliebig viele Arbeitsplätze mit Vor-Ort-Einbindung oder Internet-Anbindung

Kompatibilität zu Office-Programmen
Vollintegrierte Podiumsfunktionen mit umfassenden Kommunikations-, Bearbeitungs- und Kontrollmöglichkeiten
Kommunikation durch E-Mail, Chat oder handschriftlich mittels Pen-Display
Individuelles Rechtemanagement, umfassendes Wortmeldemanagement, Schnittstelle zu Präsenz- und Abstimmungstool
Datensicherheit durch Trennung von Daten und Programm

Wissensmanagement

Über die Aufwand-Nutzen-Relation von vorbereitenden Q&A-Katalogen kann man diskutieren. Ein klarer Mehrwert wird dann generiert, wenn die Q&As in der Vorbereitungsphase wie auch auf der Hauptversammlung in eine internetbasierte Datenbank integriert sind. So können bei der Beantwortung auf der Hauptversammlung deutliche Geschwindigkeitsvorteile gewonnen werden, das erarbeitete Wissen bleibt erhalten und ist jederzeit aktualisierbar.

Von hier aus ist es nur ein kleiner Schritt zur umfassenden Wissensdatenbank als Basis für die ganzjährige IR-Arbeit: Eine webbasierte Wissensdatenbank, die Fragen/Antworten im Investorenkontakt wirkungsvoll unterstützt – auch auf Roadshows und in One-on-ones für eine gelebte One-Voice-Policy. Weiterer Nutzen: Kompetenz- und Wissenszuwachs der IR-Mitarbeiter für eine effektive Unterstützung des Vorstands in Echtzeit bei der Roadshow-Begleitung.