Virtuelle Hauptversammlung im Jahr 2020

Ist es möglich, durch Link Market Services eine virtuelle Hauptversammlung durchführen zu lassen?

Torsten Fues: Wir haben wenige Tage nach Inkrafttreten der neuen Gesetzeslage die ersten Aufträge erhalten. Einerseits weil uns diese Kunden aus der Vergangenheit kennen und wissen, dass wir ihr verlässlicher Partner bei der HV-Durchführung sind – komme was wolle. Und andererseits konnten sie mit einem guten Gefühl unterschreiben, weil unsere IT- und Softwarelösung tatsächlich extrem schnell bereitstand. Bereits nach einer Woche hatten wir eine Softwarelösung auf Basis unseres Portals, das die problematische Einreichung von Fragen und Widersprüchen per E-Mail vermeidet. Das Hochladen epischer Fragenkataloge mit nur einem Mausklick und damit Erschlagen durch Masse wird wirksam unterbunden. Außerdem ist der Aktionär sauber identifiziert. So kann eine virtuelle Hauptversammlung beruhigt vollständig durchgeführt werden. Also ja, Unternehmen bekommen bei uns ihre präsenzlose Hauptversammlung aus einer Hand organisiert.

Alexander Balling: Die Grundlage für die schnelle Umsetzung der neuen Regularien und Variationsmöglichkeiten speziell bei Anmeldung, Weisung, Voting und Q&A bildet unser webbasiertes Aktionärsportal, das wir in der Vergangenheit insbesondere bei großen Hauptversammlungen bereits im Einsatz hatten. Wir sind hier in der glücklichen Lage, dass wir unsere Systeme bereits auf vollständige digitale Abläufe ausgerichtet haben und diese Abläufe nun flächendeckend einsetzen können. Programmierung, Handhabung und Flexibilität sind auf dem absolut neuesten Stand.

Thomas Wagner: In aller Deutlichkeit gesagt: Die virtuelle Hauptversammlung ermöglicht im Grunde die rechtssichere Stimmabgabe auf bereits seit 10 Jahren etablierten Wegen und Systemen der HV-Dienstleister. Neu an einer präsenzfreien Hauptversammlung ist, dass eben genau die seit Jahren diskutierten und mit hohen Rechtsrisiken behafteten Aktionärsrechte, Rede- und Frage- sowie das Antragsrecht durch das Pandemiegesetz komplett ausgesetzt bzw. massiv beschränkt wurden. Durch das kurzfristig pfiffig gestrickte PandemieGesetz wurde der Weg bereitet, dass wir als HV-Dienstleister zusammen mit den Juristen innerhalb von kürzester Zeit pragmatische technische Lösungen für das beschränkte Fragerecht gefunden und umgesetzt haben.

Mit wieviel zeitlichem Vorlauf muss das Unternehmen entscheiden, ob eine virtuelle oder Präsenz-Hauptversammlung durchgeführt wird?

Thomas Wagner: Sie müssen diese Entscheidung treffen, bevor Sie einladen. Nach erfolgter Einberufung kann das nicht mehr geändert werden. Man müsste dann absagen und neu einberufen. Bei einer Präsenz-HV liegt der Vorlauf i.d.R. bei mindestens 37 Tagen zuzüglich einiges an Zeit für die Arbeiten an der Tagesordnung/Einladung. Bei der virtuellen Hauptversammlung gewährt der Gesetzgeber mit 21 Tagen sogar eine erheblich kürzere Einberufungsfrist. Das wäre dann also der minimale Vorlauf, den Sie vor Ihrem HV-Wunschtermin benötigen – einmal unterstellt, dass die Einladung nach § 125 AktG bereits entsprechend vorbereitet ist.

Torsten Fues: Wir raten aber dringend davon ab, die verkürzte Einberufungsfrist komplett auszunutzen. Ja, die Bayer AG, die die erste virtuelle Hauptversammlung in Deutschland durchführt, hat terminlich alles ausgereizt. Das war aber vermutlich der Terminenge geschuldet zwischen neuem Gesetz und bereits festgelegtem HV-Datum. Wir haben mit vielen Stimmrechtsberatern und Depotbanken gesprochen. Alle Parteien bitten dringend, weiterhin mindestens die 30 Tage Einberufungsfrist einzuhalten, damit die Aktionäre, die auf dem Briefwege kommunizieren, auch innerhalb der Termine und Fristen bleiben können. Nicht zuletzt, um die guten Beziehungen zum Kapitalmarkt und zu Investoren nicht zu stressen, sollte man auf die vollständige Fristverkürzung aus unserer Sicht nur bei wirklich triftigem Grund zurückgreifen.

Wer entscheidet, ob ein Unternehmen eine virtuelle oder eine Präsenz-HV durchführt?

Thomas Wagner: Die Entscheidung liegt beim Vorstand, der dafür die Zustimmung des Aufsichtsrats benötigt.

Was mache ich, wenn meine Satzung bis jetzt keine Online-HV vorsah?

Torsten Fues: Der Gesetzgeber hat die Tür zur präsenzlosen Hauptversammlung für alle AGs geöffnet – unabhängig davon, was in der jeweiligen Satzung steht. Unternehmen sollten sich in diesem Zuge aber direkt überlegen, ob sie nicht für die Zukunft eine entsprechende Regelung in ihre Satzung aufnehmen, falls noch nicht geschehen.

Welche Voraussetzungen muss das Unternehmen erfüllen, damit eine virtuelle HV durchgeführt werden kann?

Alexander Balling: Der Gesetzgeber hat die Voraussetzungen recht klar definiert: Bild und Ton der gesamten Hauptversammlung, einschließlich Generaldebatte und Abstimmung muss elektronisch, d.h. über das Internet, übertragen werden. Die Aktionäre müssen ihr Stimmrecht über elektronische Kommunikation (Briefwahl oder elektronische Teilnahme an der Hauptversammlung) und Vollmachtserteilung ausüben können. Die Aktionäre müssen ihre Fragen im Wege der elektronischen Kommunikation stellen können. Und man muss Aktionären, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, die Möglichkeit zum (elektronischen) Widerspruch zu Protokoll des Notars einräumen. Das alles – und noch einiges mehr – bildet unser System ab. Und wir öffnen dabei insbesondere nicht die Büchse der Pandora, indem wir die Möglichkeit eröffnen, Fragen und Widersprüche zu Protokoll des Notars per E-Mail zu übermitteln.

Es gibt auch einige Erleichterungen für Unternehmen bei der virtuellen Hauptversammlung?

Thomas Wagner: Ja, in mehreren Bereichen. Die Anfechtbarkeit von Hauptversammlungsbeschlüssen wurde weitgehend ausgeschlossen, sollten die Voraussetzungen, die mein Kollege Balling gerade aufgezählt hat, verletzt werden. Die Sorge vor einer möglichen Anfechtung war immer eine große und gleichzeitig Hürde, die dafür gesorgt hat, dass die Online-HV nie richtig populär wurde. Eine Anfechtung ist jetzt nur möglich, wenn dem Unternehmen Vorsatz nachzuweisen ist.

Torsten Fues: Weitere Erleichterungen betreffen die erwähnte verkürzte Einberufungsfrist, eine Neugestaltung des Fragerechts der Aktionäre und den Zeitpunkt, bis zu dem spätestens die Hauptversammlung durchgeführt werden muss. Bisher galt hier der 31. August als letztmöglicher Tag für die ordentliche Hauptversammlung, jetzt ist es der 31. Dezember. Eine weitere Erleichterung, die nicht direkt mit der virtuellen Hauptversammlung zusammenhängt, ist die Möglichkeit, Abschlagsdividenden auszuzahlen, ohne dass schon ein entsprechender HV-Beschluss oder eine Satzungsermächtigung vorliegt.

Was hat es mit dem neuen Fragerecht auf sich und wie gestaltet sich das in der Praxis?

Torsten Fues: Der Gesetzgeber erlaubt, dass den Aktionären die Vorgabe gemacht wird, Fragen nur bis spätestens zwei Tage vor der Versammlung einzureichen. Das kann eine ausgesprochen wirkungsvolle Erleichterung sein. Der Vorstand hat so deutlich komfortablere Möglichkeiten zur Fragenbeantwortung. Wir empfehlen zusätzlich, die Fragemöglichkeit technisch auf das Online-Portal zu konzentrieren. Alternativ – aber mit erheblichen Nachteilen verbunden – könnte stattdessen auch eine E-Mail-Adresse angegeben werden. Dann muss aber eine zusätzliche Legitimation des Fragestellers erfolgen, die ziemlich problematisch werden kann.

Alexander Balling: Der Vorstand muss auch nicht mehr jede einzelne Frage beantworten. Vielmehr entscheidet er mit Zustimmung des Aufsichtsrats nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, welche Fragen er wie beantwortet. Das eröffnet völlig neue Freiheiten.

Brauchen Unternehmen dann überhaupt noch ein Backoffice auf der Hauptversammlung?

Thomas Wagner: Nein, in der Regel nutzen Unternehmen die Möglichkeit, dass Fragen bis spätestens zwei Tage vor Hauptversammlung eingereicht worden sein müssen. Dann können die Experten im Unternehmen in der Zeit bis zur Hauptversammlung die Antworten erarbeiten. Sinnvoll kann es sein, dabei auf entsprechende EDV-Tools zur Q&A-Vorbereitung zurück zu greifen.

Ist eine Online-Stimmabgabe in Echtzeit nicht sehr komplex und fehleranfällig?

Alexander Balling: Eine Online-Stimmabgabe in Echtzeit ist vom Gesetzgeber gar nicht explizit vorgesehen. Aus unserer Sicht ist dies auch nicht anzuraten. Es ist aber erforderlich, dass die Aktionäre ihre Stimme über eine elektronische Briefwahl abgeben können. Eine Stimmrechtsausübung über Vollmachtserteilung an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft muss ebenfalls möglich sein. Diese beiden Varianten sollten in der Hauptversammlung bis zum Start der Abstimmung bereitstehen. Das bilden wir in unserem System auch entsprechend ab.

Ist die virtuelle Hauptversammlung nur etwas für Aktiengesellschaften?

Torsten Fues: Nein, SEs haben die gleichen Möglichkeiten. Sie müssen allerdings beachten, dass sie ihre Hauptversammlung auch weiterhin bis zum 30. Juni durchführen müssen. SEs sind also gewissermaßen gezwungen, die virtuelle Hauptversammlung zu wählen, wenn sie nicht riskieren wollen, aufgrund der behördlichen Pandemieauflagen aus dem rechtlich zulässigen Zeitfenster zu fallen. Aber auch für Gesellschafterversammlungen, Genossenschaften und Vereine gibt es im Rahmen der Corona-Notstandsgesetzgebung erhebliche Erleichterungen, sodass auch diese unsere System für die Beschlussfassung nutzen können.

Und ganz zum Schluss die „Gretchenfrage“: Was empfehlen Sie? Abwarten bzw. verschieben und die gewohnte Präsenz-HV machen oder auf die virtuelle HV switchen?

Thomas Wagner: Wir rechnen damit, dass mindestens 80 % der Aktiengesellschaften in diesem Jahr eine virtuelle Hauptversammlung durchführen – so zumindest zeichnet sich auch der Trend bei unseren Kunden ab. Die vom Gesetzgeber aufgestellten Rahmenbedingungen sind attraktiv. Ich denke nur an die erschwerte Anfechtbarkeit und die Regelungen zum Fragerecht. Man bleibt flexibel bei der Terminsuche und spart nennenswert Kosten bei Raummiete und Catering. Außerdem schafft die virtuelle Hauptversammlung extrem hohe Planungssicherheit im aktuellen Umfeld. Denn derzeit droht weiterhin im Grunde jederzeit die Gefahr weiterer behördlicher Einschränkungen, die zu einer Verschiebung der Hauptversammlung führen könnten.

Torsten Fues: Das ist ein ganz wesentlicher Punkt. Bei einer Verschiebung und dem Ziel einer Präsenzveranstaltung bleiben große Unsicherheiten bezüglich des möglichen Zeitpunkts und der dann geltenden behördlichen Rahmenbedingungen. Mit der präsenzlosen Hauptversammlung kann ich für mein Unternehmen viel schneller Rechtssicherheit herstellen, was die neuen Beschlüsse angeht. Außerdem leisten Unternehmen damit tatsächlich auch einen aktiven Beitrag zum Gesundheitsschutz, Stichwort „Social Distancing“.

Alexander Balling: Und zu guter Letzt: Die technischen Lösungen liegen vor. Es gibt sicherlich noch einige offene Punkte oder unterschiedliche Auffassungen über die praktische Durchführung, es gibt aber keine tatsächlichen Risiken für die Durchführung. Ein Vorstand wird pflichtgemäß prüfen müssen, welche Form der Durchführung im Unternehmensinteresse liegt – und wir sehen im aktuellen Umfeld (April 2020) nur noch wenige stichhaltige Argumente für eine Präsenzveranstaltung.